Grand rassemblement 2013: rêver d’un congrès différent… et le faire!

Dans cet article, nous partageons le récit de notre travail d’accompagnement et d’animation dans le cadre du Grand rassemblement 2013 de Québec en Forme.

Québec en Forme a pour mission de mobiliser les personnes et toute la société québécoise pour agir en faveur de l’adoption et du maintien d’un mode de vie physiquement actif et d’une saine alimentation. En septembre 2012, Hélène Potvin, la responsable du Grand rassemblement 2013 de Québec en Forme a fait appel à Grisvert pour l’aider à créer un congrès lors duquel les participants ne seraient pas qu’observateurs. Tout un défi quand on sait que l’événement devait rassembler 1000 personnes et que les attentes étaient grandes, tant chez les participants que pour la direction de Québec en Forme.

 En quelques mots

Innovation, collaboration et cohérence sont des valeurs fondamentales pour Québec en Forme. L’équipe de Grisvert avait donc trois cordes sensibles à faire vibrer dans le coeur et la tête des membres du comité de programmation de l’événement! En quelques semaines, nous les avons aidés à revoir le programme et, surtout, à y aménager de l’espace pour permettre aux participants de prendre le temps de se connaître, de partager, de rêver et de voir plus clairement comment se mobiliser pour agir de manière cohérente.

Nous avons ensuite accompagné le client dans la planification de l’événement et animé plusieurs activités lors du Grand rassemblement qui a réuni 1000 personnes au Centre des congrès de Québec en mars 2013. Le résultat? Un grand succès!

« L’expérience de Québec en Forme avec l’équipe de Grisvert se résume simplement : une animation audacieuse, une formule novatrice, une grande écoute, et une recherche constante de solutions. Cela correspond assurément à la culture de notre entreprise. […] Bilan : l’audace a été payante! Les commentaires reçus confirment l’appréciation de la formule, mais également de l’atteinte de nos objectifs. »

– Hélène Potvin, Responsable du Grand rassemblement 2013

Le défi

Quand nous intervenons dans la programmation et l’animation d’un événement déjà établi (Québec en Forme organise des rendez-vous annuels depuis plusieurs années), il nous faut travailler avec plusieurs contraintes. Il y a des attentes (de la part de l’organisation, des partenaires et des participants), des traditions et des susceptibilités dont nous devons tenir compte. Il nous faut constamment travailler à la limite du cadre « sécuritaire » et pousser juste assez fort pour ne pas trop déstabiliser le client, mais l’amener à aller plus loin, à sortir de sa zone de confort et à innover.

« Québec en Forme ne voulait pas d’un événement où les participants ne seraient qu’observateurs : tout un défi! Notre aventure avec Grisvert a donc débuté avec des objectifs clairement définis : offrir aux participants une animation qui favorise le partage d’expériences, qui stimule le réseautage, qui permet l’approfondissement du thème de l’événement soit mobiliser pour des changements durables. »

– Hélène Potvin, Responsable du Grand rassemblement 2013

La démarche

En premier lieu, un mandat de quelques heures d’accompagnement a permis aux deux équipes de faire connaissance, de s’apprivoiser et, surtout, de retravailler la grille de programmation préliminaire afin d’y aménager une trame de collaboration.

Cette étape a aussi été l’occasion de se donner un langage commun pour pouvoir bien comprendre l’utilité de chaque élément de la grille de programmation.

Au terme de cette première étape, nous avions réussi à intégrer une trame qui permettait d’aborder les enjeux « complexes » en lien avec la mobilisation. Le comité de programmation avait également obtenu l’accord de la direction générale de poursuivre la collaboration avec Grisvert.

Toujours en étroite collaboration avec le comité de programmation, nous avons continué à raffiner la trame de collaboration tout en contribuant à préciser le concept et le déroulement des autres aspects de la programmation.

Nous avons également accompagné les responsables de l’événement dans plusieurs rencontres de travail afin de rassurer les partenaires de l’événement et bien expliquer comment le programme permettrait d’atteindre les objectifs.

Enfin, dans les semaines qui ont précédé l’événement, nous avons produit le devis détaillé d’animation, préparé le matériel pour les moments collaboratifs et continué à accompagner l’équipe logistique dans tous les petits détails qui contribuent au succès d’un événement.

Pendant l’événement, nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’équipe de régie (nos amis de Copo productions) et l’animatrice et porte-parole de l’événement, Sylvie Bernier. Nous avons animé les grandes plénières qui réunissaient tous les participants ainsi que certains ateliers. Nous avons également réalisé une vidéo en accéléré qui permettait de visualiser une construction collective créée pendant l’événement.

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Dès l’événement terminé, nous avons fait équipe avec le client pour produire rapidement un document de synthèse qui permettait aux participants de se reconnecter aux engagements qui avaient été pris lors de l’événement et de poursuivre le dialogue dans leurs milieux.

Les résultats

Même si le mandat s’est bien déroulé, ce sont les résultats qui font foi du succès ou de l’échec de la démarche. Lors des derniers moments du colloque, nous pouvions sentir l’émotion et la volonté d’action chez les participants. Notre « feeling » du groupe nous permettait déjà de croire à un beau succès!

Ce sont toutefois les résultats du sondage de satisfaction qui sont venus confirmer cette perception. En voici les faits saillants en lien avec l’animation (rapport complet ici — format PDF):

  • 42 % des congressistes ont répondu au sondage (donc un peu plus de 400 personnes).
  • 94 % des répondants ont jugé que le type d’animation a favorisé les échanges.
  • 98 % des répondants ont trouvé les choix de formule d’animation appropriés.
  • 85 % des répondants pensent que leur participation à cet événement contribuera à donner un nouvel élan à leur volonté d’agir, collectivement.
  • 98 % des participants comptent exploiter des idées, des connaissances, des apprentissages acquis.
  • 93 % des participants ont l’intention de contacter des personnes pour de l’information, des conseils, des trucs, des outils ou autres.

Pour terminer cette petite étude de cas, nous vous partageons la conclusion du témoignage que nous a fait parvenir Hélène Potvin, la responsable de l’événement.

 « Bilan : l’audace a été payante! Les commentaires reçus confirment l’appréciation de la formule, mais également de l’atteinte de nos objectifs.

L’équipe de Québec en Forme qui a mis les mains à la pâte a particulièrement apprécié la capacité du personnel de Grisvert à travailler en équipe. Des consultants qui se positionnent comme partie prenante avec nous de la construction de l’animation. Bien qu’outillé et expérimenté, le personnel de Grisvert ne s’est jamais comporté en « expert ». Il nous a plutôt accompagnés dans le développement de ce qui a fait de notre congrès un événement unique.

Une collaboration fructueuse pour Québec en Forme mais également au bénéfice des enfants. Car au sortir de notre Grand rassemblement, c’est un millier de participants « gonflés à bloc » qui ont pris l’engagement collectif et personnel de sortir de leur « zone de confort » et d’accélérer le mouvement en faveur des saines habitudes de vie!

Notre plus grand défi maintenant? Que le prochain Grand rassemblement de Québec en Forme soit encore meilleur! La barre est haute!

Merci à Jean-Sébastien qui a su nous faire rêver d’un congrès différent. Merci à Caroline et Marie-Jules pour leur disponibilité, leur célérité et leur professionnalisme. Merci à Étienne qui a été imaginatif, de bon conseil, animateur d’un grand dynamisme et solide.

À la prochaine! »

Pour en savoir plus sur cet événement

Site du Grand rassemblement — Go! on fonce!

Synthèse des résultats du sondage d’appréciation (PDF)

Synthèse des moments forts du GR13 (PDF)

Nous souhaitons que la lecture de cette étude de cas ait été agréable pour vous!

N’hésitez pas à communiquer avec nous pour discuter de votre prochain événement!

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