Récolte hebdomadaire – 28 février

Chaque semaine (ou presque), les membres de l’équipe de Grisvert partagent leurs réflexions et commentent le chemin parcouru.

Philippe

Bonne semaine d’intervention dans des contextes forts différents les uns des autres : une entreprise manufacturière (dans le domaine de l’industrie lourde), un organisme d’aide internationale et un réseau de gestionnaires qui se rencontrent cinq fois par année pour faire évoluer leur vision et co-explorer.

Les sujets et objectifs d’intervention étaient tous différents : une planification stratégique, une rencontre d’équipe visant à développer la cohésion pour la suite de l’organisme et une journée d’exploration collective visant à permettre aux participants d’accélérer le développement de leurs capacités sur un sujet donné.

En revenant sur ces moments, j’ai pris conscience qu’à leur façon, chacun de ces groupes a travaillé à partir d’un besoin similaire, soit la création d’un ancrage pour leur groupe. Cet ancrage constitue le point zéro à partir duquel le groupe définit son action et son « code de collaboration » entre ses membres.

Cet ancrage émerge naturellement :

• Des conversations qui permettent à chacun de faire évoluer leur opinion et au groupe de se créer une entente commune (identification des questions clés pour le groupe, approfondissement d’enjeux, exploration des expériences positives du groupe, etc.)
• Des constats qui résument l’essence de la vision d’un groupe (orientations stratégiques, liste d’enjeux, principes d’action)
• Des échanges et explorations menés afin de transposer en plans concrets les orientations établies (plans d’action suite à une planification stratégique)
• Des échanges avec des pairs afin de faire maturer les idées et explorer ensemble de réels contextes d’application de pratiques/techniques/théories

Chacune des équipes avec qui j’ai travaillé reconnaissait l’importance de prendre cet instant. Dans tous les cas toutefois je voyais clairement les doutes naturels liés à ces rencontres de réflexions : vont-elles donner quelque chose de concret? Est-ce qu’on va vraiment ramener des résultats dans nos opérations? Est-ce que ça sera seulement « un bon moment », un feu de paille?

Ces questions sont tout à fait légitimes. En fait, mon expérience me démontre que la plupart des rencontres de réflexion donnent peu de résultats et sont « un beau show de boucane ». Normal donc de voir ces réflexes apparaître même chez les plus convaincus.

De l’importance du pourquoi et quoi… (de l’utilité et de la clarté)

Qu’est-ce que nous faisons, chez Grisvert pour augmenter les chances d’atteindre les objectifs visés par telles rencontrer? La première chose sur laquelle nous travaillons est la notion d’utilité. Chaque rencontre de réflexion doit avoir une utilité réelle et définie pour les participants. Si une rencontre ne permet pas d’améliorer la qualité de l’action sur le terrain pour les membres de l’équipe, elle n’a assurément pas d’utilité pour ceux-ci, si ce n’est que de les divertir….

Le deuxième aspect sur lequel nous insistons est celui de la clarté. L’objectif fondamental d’une rencontre de réflexion visant à créer un ancrage est de permettre de mieux agir sur le terrain. À cette fin, les sujets d’exploration devraient être centrés autour de la création de clarté pour les acteurs. À ce titre, il importe de définir en tout début de processus de conception le « type de clarté » que la rencontre vise à créer ainsi que la forme sous laquelle ces éléments devront se matérialiser (des énoncés, un plan, une liste, etc.).

Posez-vous la question lors de la préparation de votre prochaine rencontre : quel type de clarté devons-nous développer afin d’avancer efficacement?
Est-ce…
de la clarté de VISION (ex. : s’assurer d’identifier les questions qui animent le groupe et de tenir les discussions qui s’imposent)
de la clarté  de MOYENS (ex. : s’entendre sur les moyens à prendre et les actions requises afin de matérialiser la réflexion dans l’action)
de la clarté  d’ACTION ( ex.: tjrs avoir le sentiment qu’on fait la bonne chose même si ce n’était pas prévu)
de la clarté  de RÉSULTATS (ex.: rendre visible à tout le système ce qui a changé).

Remarquez que chaque type de clarté est requis à un moment ou un autre d’un processus d’évolution d’un groupe, d’une organisation, d’un système. Il faut toutefois reconnaître qu’il est n’est pas nécessairement possible de courir après tout ces lièvres à la fois! Et plutôt imprudent et improductif de bruler les étapes en tentant de créer de la clarté d’action sans clarté de vision!

Sans être une formule mathématique, ces critères de conception (l’utilité et le type de clarté) fournissent un excellent moyen de centrer les énergies autour des bons sujets et AUSSI de rendre visible au groupe les objectifs afin de mieux gérer les attentes face à l’issue de la rencontre (si quelqu’un souhaite un plan clair alors que l’objectif est de voir clair, c’est certain qu’on va avoir des problèmes!!!).

Ce sont ces deux composantes de notre pratique qui m’ont le mieux servi cette semaine!!

Étienne

Ma récolte hebdomadaire fut très modeste sur le plan professionnel la semaine passée étant donné que je suis théoriquement en congé suite à l’arrivée de ma deuxième fille, Myriam. Par contre, ma récolte personnelle fut des plus riche! Quoi de plus merveilleux que les premiers jours de vies d’un nouvel être qui nous a choisis comme parent pour l’accompagner dans sa mission de vie! Je me sens extrêmement privilégié de pouvoir revivre cette belle aventure pour la deuxième fois! Ma semaine fut donc remplie par ces moments uniques à saisir et à vivre pleinement en famille…

Sur le plan professionnel, j’ai profité de quelques-unes des siestes de Myriam pour amorcer et poursuivre la lecture de plusieurs livres qui attendent sur mon bureau. Une recommandation: The circle way, a leader in every chair!  Je vous invite à consulter ma liste de lecture sur Linked In et à vous y abonner, si ce n’est pas déjà fait, pour plus de détails. Pour le reste, je prépare mes interventions à venir, dont une qui est d’intérêt public: une participation à la deuxième édition du rendez-vous annuel de l’industrie des centres de contacts clients.  Cet événement de trois jours (15 au 17 mars 2011) est organisé par Les Grandes Conférences Les Affaires sous le thème de la gestion renouvelée des centres de contacts clients. J’aurais le plaisir d’y animer un atelier qui permettra aux participants d’identifier des solutions concrètes en réponse aux enjeux actuels de l’industrie des centres de contacts clients.

Pour les autres interventions, j’en parlerais au cours des prochaines semaines. Je vous souhaite une bonne semaine et je me souhaite une bonne deuxième et dernière semaine de pseudo congé!

Caroline

Dans ma récolte de la semaine dernière, je parlais de l’importance de considérer le volet participatif autant dans les designs d’animation de rencontres, que dans l’analyse des données recueillies sur le terrain.

Partant de cette idée, et ayant en main une récolte assez volumineuse cette semaine (environ 50 pages de données transcrites), j’ai amorcé le travail par une étape de préparation à l’analyse participative. En fait, j’ai préparé le terrain en réalisant une synthèse des données recueillies, en vue de pouvoir en discuter plus longuement avec le client par exemple en petit groupe de discussion (cela reste à voir), pour ensuite produire un rapport plus complet, et surtout basé sur une interprétation collective des données. Pour ce faire, j’ai fait l’essai d’un outil de repérage et d’analyse sémantique des documents textuels, le logiciel Sémato. Par une entrée manuelle de mots-clés, le logiciel permet entre autres d’effectuer un classement thématique et un repérage sémantique à partir des thèmes. Pour la récolte que j’avais en main, le logiciel a permis notamment d’identifier des groupes d’acteurs précis et des pistes d’actions s’adressant à chacun des groupes. Des valeurs dominantes, comme l’ouverture, le respect, l’écoute, l’engagement et la collaboration sont également ressortis. Il faut préciser cependant que pour ce type de travail préparatoire, il est important d’adopter un regard objectif face au contenu et de conserver l’ensemble des idées. Le but est de rassembler les éléments de convergence et de les présenter en lien avec les éléments divergents, de manière à ouvrir des pistes de réflexion collective. Concernant le logiciel même, il y a encore des fonctions à explorer, alors je ferai un second essai avec une autre récolte, plus tard, pour voir jusqu’où cet outil peut nous mener.

Mis à part ce travail de préparation, j’ai aussi accompagné Jean-Sébastien sur le terrain à travers un autre mandat, cette fois avec un groupe moins nombreux, mais à l’intérieur duquel les échanges ont été foisonnants et ont permis de récolter un volume de données assez impressionnant. Le groupe a travaillé très fort toute la journée à partir d’une approche inspirée du Future Search où les participants étaient invités, de manière collaborative, à faire le bilan des dernières années et à se projeter dans le futur, marquant le tout sur une ligne du temps s’échelonnant de 2001 à 2020. Je m’arrête ici pour laisser le plaisir à Jean-Sébastien de vous raconter cette rencontre où on a pu sentir du début à la fin, la «vibe» du groupe.

Jean-Sébastien

C’est moi qui passe le dernier cette semaine dans la récolte! Puisque mes complices ont été particulièrement prolifiques, je serai bref! Surtout que le décalage horaire m’a rattrapé depuis quelques jours et que je ne suis pas capable de travailler tard le soir!

Il me reste encore quelques carnets de route à publier… ça sera fait dans les prochains jours!

La semaine dernière, j’ai animé la rencontre de concertation pour lancer la démarche de création du  plan quinquennal régional 2012-2016 de la CRÉ Capitale-Nationale. Près d’une centaine de leaders de la région (de Charlevoix jusqu’à Portneuf) étaient présents pour cette journée. Comme c’est souvent le cas, on m’avait demandé d’imaginer un programme qui permettrait de créer un plan d’action. Comme c’est de plus en plus souvent le cas, le travail préparatoire a montré qu’il était illusoire de vouloir créer un plan d’action en une journée avec un groupe qui se rencontre pour la première fois! Nous avons donc concocté un programme qui a permis de dresser un bilan des 10 dernières années, d’identifier les tendances à l’oeuvre dans la région et, enfin, de rêver à ce que sera la région dans 10 ans. Il était clair que nous ne faisions pas de construction de consensus et que les participants créaient la matière brute à partir de laquelle l’équipe responsable de la production du plan quinquennal travaillerait.

Je m’étais inspiré d’activités qui font partie de la méthodologie du Future Search pour monter le programme. J’étais conscient que certains participants pourraient trouver que l’on restait en superficialité et j’avais par conséquent accordé une attention particulière à la préparation du mot d’ouverture avec le président de la CRÉ et j’ai également fait une introduction plus complète que ce que je fais habituellement. Ce fut un succès! Nous avons eu une journée superbe, nous avons recueilli une information riche et complète et les évaluations des participants ont été très fortement positives. Ouf! J’avais un p’tit stress! Le lendemain de l’événement, c’était vraiment agréable de parcourir la récolte avec les responsables du processus de planification quinquennale et de découvrir toute la richesse du travail effectué par les participants.

Voici quelques photos de l’événement.

 

 

Jeudi, je serai à Montréal pour animer la première partie de l’AGA de Communautique. Un petit programme simple avec du World Café comme principale méthode d’animation. On y parlera d’innovation ouverte et de living labs. Ça devrait être intéressant!

Demain je démarre plus sérieusement mon mandat d’accompagnement d’une équipe de travail dans une grande organisation gouvernementale. L’objectif est d’améliorer la performance de l’équipe et de faciliter l’atteinte des échéanciers. Les conditions sont bonnes (support des gestionnaires) et les principaux consultants externes sont «vendus» à la démarche. Deux ateliers demain: un sur la performance des rencontres (réunions 101) et l’autre pour valider une démarche de gestion du changement dans laquelle je travaille en soutien d’un consultant expert (qui voit comment il pourra aller plus loin en travaillant avec un facilitateur).

Bon ben c’est ça pour ce soir. Il y a quelques dizaines de centimètres de neige à aller pelleter avant d’aller au lit!