Récolte hebdomadaire – 24 janvier

Chaque semaine, les membres de l’équipe de Grisvert partagent leurs réflexions et commentent le chemin parcouru.

Philippe

Longue et intéressante semaine!

Mon activité a été très diversifiée la semaine dernière :

• Dans le Bas-du-Fleuve, accompagnement d’une entreprise manufacturière dans la mise en oeuvre de ses orientations (et de ses projets majeurs).
• Série d’entrevues à Montréal en préparation pour une animation auprès de l’équipe de direction d’un important centre de recherche.
• Animation samedi toute la journée d’une planification stratégique « en mode collaboratif » avec un organisme dans le domaine des arts et de la culture.

Je me permets de prendre un moment pour présenter un peu la façon dont cette dernière intervention s’est déroulée.

Cette rencontre réunissait la direction et le CA de l’organisme. Ceux-ci devaient projeter le développement de leur organisme dans un contexte d’opportunités importantes. Cette rencontre comportait donc plusieurs enjeux et mettait à contribution plusieurs personnes qui n’ont pas la langue dans leur poche. J’anime de telles rencontres depuis assez longtemps (plus de 10 ans maintenant!!) pour savoir que c’est un contexte critique pour une organisation : elle a à la fois à prendre d’importantes décisions et à la fois à créer une vision forte au sein d’un groupe de personnes intelligentes qui ont « trop d’idées (!) ». Que faire pour ne pas se sortir d’une telle journée avec plus d’idées que de cohérence ou d’alignement? Comment éviter des discussions sans fin (intéressantes, mais… sans fin…)?

J’ai trop souvent été pris dans le rôle de l’animateur qui devient l’arbitre ou encore de celui qui doit tout attacher et pondre pour le groupe pour aborder encore ces situations à « l’ancienne » : faire préparer par chacun des présentations (qui prendront trop de temps à présenter), poser des questions à tout le groupe à la fois (pour voir toujours les mêmes parler), etc.

Comment s’y prendre autrement? voici ma réponse (qui vaut pour moi, peut-être pas pour tous!) :

• Dans un premier temps, une telle rencontre se prépare. Il y a donc un bon moment à prendre avec l’équipe noyau (quelques personnes) afin de réfléchir aux objectifs et au contexte dans lequel se réalise l’initiative. Ce moment révèle normalement plusieurs variables qui auront à être considérées dans l’élaboration de la journée ou encore dans les devoirs de préparation qui seront donnés au groupe.
• Écrire une invitation présentant le contexte, les objectifs et les approches qui seront prises lors de la journée. Dans le présent cas, nous avons accompagné l’invitation d’un sondage (administré par surveymonkey) afin à la fois de recueillir des informations et à la fois d’amorcer la réflexion de chacun des participants sur certains points clés.
• Lors de la journée (ou des journées de travail) :
  • Planifier une bonne ouverture et mise en contexte. Le brise-glace est important (par exemple : dans quel état chacun arrive à la table? Pourquoi êtes-vous ici?). La mise en contexte l’est aussi, car elle constitue le point de départ commun.
  • Prendre le temps de vivre un processus qui respecte le besoin du groupe d’explorer collectivement les questions importantes et celui de faire émerger ce qu’il y a de commun dans ce qui est dit. Le fait de provoquer des étapes d’exploration, d’émergence et de convergence est tout à fait utile pour provoquer cette dynamique.
  • Ne jamais amorcer une étape par une réflexion ouverte autour de la table. Il est beaucoup plus intéressant et valable de débuter par une réflexion à deux ou seul afin de permettre à tous d’explorer les idées et de faire un premier exercice de cohérence. La mise en commun peut par la suite se faire de différentes façons (passage par une étape à quatre ou encore affichage au mur de tous les résultats et explication ensuite, etc.). La formule change à tous les coups, mais l’utilité est toujours la même : permettre à chacun de bien réfléchir, d’explorer ouvertement et calmement les questions.
  • Permettre aussi aux participants de se présenter mutuellement leurs résultats et d’identifier « ensemble » les points de convergence et de divergence. Mon rôle se limite ici à mettre les choses en lien, à résumer, reformuler, faire voir. Ce sont les participants qui ont à leur charge ce qui émerge et c’est très bien! C’est la seule façon de faire naître quelque chose de nouveau, de cohérent et d’utile pour le groupe (pas pour le consultant!). C’est aussi la seule façon d’éviter de tomber dans la passion au détriment de la responsabilité (l’engagement requis de chacun afin de faire naître dans la réalité ce qui a été décidé!).
  • Éviter de laisser le groupe en phase d’émergence. Il est essentiel de converger en fin de rencontre afin de convenir collectivement des prochaines étapes concrètes qui doivent être menées afin d’avance (vers la prochaine rencontre ou encore la mise en oeuvre des orientations).

Bon, c’est bref et à haut niveau. Ceci permet toutefois de comprendre un peu ce que j’ai en tête lorsque je conçois un processus de réflexion stratégique (court dans ce cas-ci) et de quelle façon se déroule l’animation.

Résultat de la rencontre de samedi : de sacrées bonnes idées et une vision extrêmement forte. Vraiment, je suis fier de ce groupe. J’ai aussi l’impression que le processus que nous avons suivi lui a permis d’aller beaucoup plus loin!

Voilà! Bonne semaine à tous!

Étienne

Ma récolte sera modeste cette semaine puisque je viens de vivre une semaine relativement tranquille au niveau de mes interventions. Mon agenda s’est résumé à quelques rencontres de travail avec des clients et à plusieurs plages de temps consacrées à la préparation d’interventions à venir. Je n’ai rien de plus à dire sur ma semaine et je vais m’en tenir à cela plutôt que d’ajouter du superflu!

Ha oui! Je vais quand même me permettre de dire que ça fait du bien d’avoir une semaine moins chargée, que ça permet de « prendre le temps » et que ça permet d’être très présent à la maison! J’ai bien aimé ma semaine relativement tranquille et je prends le temps de l’apprécier, car en regardant mon agenda, je vois que les prochaines semaines seront beaucoup plus chargées, d’autant plus que Myriam (ma deuxième fille) devrait venir au monde d’ici la mi-février! Mais restons dans le moment présent pour apprécier ce qui se passe maintenant!

Jean-Sébastien

C’est reparti pour l’hiver! J’amorce demain trois journées d’animation avec l’Institut de développement durable des Premières Nations du Québec et du Labrador. Je ferai équipe avec mes amis Serge Ashini Goupil et Joanie St-Pierre, avec qui j’ai déjà fait équipe pour le Séminaire nordique autochtone. Nous accompagnerons un groupe d’une trentaine de techniciens en aménagement du territoire qui représenteront la plupart des communautés autochtones du Québec. La rencontre se tient en parallèle à une rencontre des Chefs, avec des rétroactions entre les deux groupes. Trois belles journées en perspective, avec un programme dont les grandes étapes sont décrites, mais dont le détail se précisera selon ce qui arrivera.

J’ai fait le bilan des six premiers mois de l’année financière en cours et les chiffres sont bons! Au niveau des honoraires, j’ai déjà atteint le total de l’an dernier (qui avait été une belle année), Étienne a très bien fait pour ses quatre premiers mois d’activité (il a débuté en septembre) et Philippe, qui travaille en majorité sur des mandats du Groupe Dancause, est de plus en plus présent. Le carnet de commandes est déjà bien rempli pour l’hiver et de nouvelles demandes nous arrivent chaque semaine. Plusieurs défis se profilent à l’horizon : continuer à prendre le temps nécessaire pour les mandats et pour nous, mieux nous structurer afin d’accueillir les prochaines personnes qui joindront l’équipe et toujours pousser pour sortir de nos zones de confort et innover.

Le voyage en Europe est presque tout ficelé. Départ le vendredi 11 février pour Paris. Arrivée le samedi à 9 h et début d’un Flow Game à 11 h avec Jerry Nagel, Nancy Bragart et les amis d’Imfusio. En plus de nous familiariser avec le Flow Game, nous utiliserons le jeu pour jeter les bases d’un atelier de trois jours sur l’Art of Hosting que l’on souhaite offrir en simultané Paris — Québec pour le mois de mai ou de juin 2011. Plus de détails sur ce sujet bientôt! Je quitte Paris le dimanche pour Jyväskylä, en Finlande, où je participerai à un voyage d’exploration pour mieux comprendre le projet de Team Academy. Retour à Paris mercredi pour passer quelques heures avec mon ami Jean-Philippe Messier de la RMBMU qui sera là la même journée (on se promet une belle virée!). Travail et rencontres à Paris le jeudi et retour à Québec le vendredi. Une semaine bien remplie!

D’ici-là, travail de suivi d’une planif avec le CA de la Réserve mondiale de la biosphère de Charlevoix (suivi du forum d’octobre et construction du plan d’action) et préparation des animations à venir pour Vidéotron et les CRÉ de la Capitale-Nationale et de l’Abitibi-Témiscamingue. Aussi quelques offres de services à compléter et les budgets de Grisvert à mettre à jour. Pas le temps de s’ennuyer!

En terminant, je vous partage ces quelques mots d’un grand amoureux de l’hiver, Louis-Edmond Hamelin:

« L’hiver est avant tout l’idée que l’on s’en fait »

Moi je m’en fais une bien belle idée et j’ai profité pleinement des belles journées froides et ensoleillées qui viennent de se terminer!

Photo de l’entête : L’univers dans une larme de glace, J-S Bouchard, Lac-Kénogami, 2004.