Nous participons à l’organisation et à l’animation d’événements lors desquels tous les participants sont invités à jouer un rôle important. Nous faisons appel à des techniques d’animation, telles que le Forum ouvert (Open Space Technology) et le Café de conversations (World Café), qui permettent d’animer des groupes de 20 à 2 000 personnes. Nous mettons également à profit les nouvelles technologies afin de soutenir et d’amplifier les démarches de collaboration auxquelles nous participons. Il en résulte des rencontres rafraichissantes, stimulantes et mobilisatrices ainsi que des résultats concrets et durables.
Notre démarche d’accompagnement pour la création d’un événement nous amène à suivre les étapes qui suivent.
AVANT L’ÉVÉNEMENT
Préparer le terrain
Cette étape est l’occasion de prendre un moment pour jeter les bases de l’événement. C’est à partir de ce travail qu’il sera possible d’imaginer un concept d’événement pertinent et inspirant qui répondra aux besoins des organisateurs ET des participants.
Le travail effectué au cours de cette étape s’articule autour des questions suivantes :
- Quel est NOTRE principal besoin qui ne peut être comblé que par un tel événement?
- Quel est le principal besoin des PARTICIPANTS qui ne peut être comblé que par un tel événement?
- Si cet événement devait atteindre son plein potentiel, qu’est-ce qu’il pourrait devenir? Quels effets pourrait-il avoir sur la portée de nos actions?
- Qu’est-ce que cet événement pourrait faire naître de nouveau?
Ces questions (et plusieurs autres) servent de bougies d’allumage à un travail qui permettra de gagner un bon niveau de clarté à l’égard de l’événement (déroulement, thématiques, participants, résultats…).
À la fin de cette étape, une vision partagée de l’utilité de l’événement et une idée claire du résultat souhaité auront été développées.
Design de l’événement, invitations et préparation
À la lumière de ce qui a émergé de la première étape (préparer le terrain), il est possible de créer un concept d’événement qui permet d’atteindre les objectifs établis.
Objectifs:
- Concevoir un événement pertinent, original et inspirant, autant pour les organisateurs que les participants.
- Favoriser la participation et l’engagement de tous les participants à l’égard des priorités de la Commission.
Activités:
- Choisir le type d’animation appropriée;
- Concevoir et planifier les étapes de l’événement;
- Proposer le texte et la stratégie d’invitation;
- Participer à la coordination logistique de l’événement;
- Présenter le plan de la journée aux principaux acteurs.
Résultat:
- Programme stimulant et pertinent;
- Déroulement simple, clair et précis;
- Processus d’invitation qui suscite l’intérêt et facilite les inscriptions.
PENDANT L’ÉVÉNEMENT
La forme que prend l’animation dépend du concept de l’événement qui a été développé à l’étape précédente. Le travail de l’animateur en est un de facilitateur: il voit à accompagner les participants dans une suite d’activités qui les amènera à progresser vers l’atteinte des objectifs souhaités.
APRÈS L’ÉVÉNEMENT
Objectif:
- Accompagner les responsables de l’événement dans les suivis qui seront prévus.
Activités:
- Préparer un document de partage des éléments récoltés lors de l’événement (photos, vidéos, comptes-rendus des discussions, etc.) pour diffusion aux participants.
- Participer à une rencontre avec les responsables de l’événement pour déterminer la stratégie de soutien et de suivi.
- Au besoin, accompagner les groupes dans les suivis.
Vous souhaitez en savoir plus?
Nous vous invitons à communiquer avec Jean-Sébastien ou Philippe pour discuter de vos besoins.
Vous pouvez également consulter l’archive de nos projets d’animation créative et participative.